ในวันนี้แต่ละองค์กร ต่างก็มีนโยบายให้พนักงานได้ทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) ผสมผสานกับการทำงานที่สำนักงาน และสิ่งที่ขาดไม่ได้คือจะต้องมีการการประชุมผ่านออนไลน์ ดังนั้น ผู้เขียนจึงได้แนะนำทักษะ การนำเสนออย่างมืออาชีพผ่านการประชุมออนไลน์ ที่เราสามารถนำไปฝึกฝนได้ เพื่อการนำเสนอและการเข้าร่วมประชุมทางไกล ได้อย่างมืออาชีพ และจะช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจสิ่งที่เรานำเสนอได้ง่ายและถูกต้องตรงตามที่ต้องการ

การนำเสนอผ่านออนไลน์ ถือว่าเป็นรูปแบบหนึ่งของการพูดต่อหน้าชุมชน เพียงแต่เปลี่ยนจากรูปแบบที่เคยเจอตัวกันจริงๆ มาเป็นการเห็นหน้าผ่านทางหน้าจอคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน หรืออุปกรณ์อื่นๆ ที่เราใช้กัน และบางครั้งก็อาจจะได้ยินแค่เสียง

ขั้นตอนที่ 1 รู้จริงในเรื่องที่จะนำเสนอ

ในการเตรียมตัวจะนำเสนอ ข้อแรกคือ จะต้องรู้จริงในเรื่องที่นำเสนอ และจะต้องประเมินด้วยว่า ผู้ฟัง เขาควรจะรู้อะไร ซึ่งจะช่วยให้เรามั่นใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อเราต้องเปลี่ยนรูปแบบ จากที่เคยนำเสนอแบบเห็นตัวกัน เปลี่ยนเป็นผ่านออนไลน์ อาจจะไม่คุ้นเคย จึงมีการตื่นเต้นบ้าง เป็นเรื่องปกติ เพราะฉะนั้น ความแม่นยำและเข้าใจในหัวข้อที่เราจะนำเสนอจึงมีความสำคัญ เพราะถ้ายังไม่แม่นยำแล้ว เมื่อเราเกิดความวิตกกังวล กับรูปแบบการประชุมที่เปลี่ยนไป และยังต้องวิตกกังวลกับสิ่งที่จะพูดด้วย จะผิดพลาดจนพูดไม่ครบ หรือผู้ฟังอาจจะจับใจความไม่ได้เพราะว่าเราประหม่าจนนำเสนออย่างไม่น่าสนใจ

ผู้เขียนมีประสบการณ์เมื่อเริ่มทำคอร์สออนไลน์ แม้จะเคยพูดบนเวทีมามากกว่า 25 ปี ปรากฏว่า ตอนที่พูดต่อหน้ากล้อง กลับรู้สึกตื่นเต้นมากๆ ซึ่งตอนแรกก็ไม่คิดว่าจะเป็นปัญหา เพราะคิดว่าเรามีประสบการณ์ การยืนพูดบนเวทีมาแล้ว แต่กลับตื่นเต้นจนลืมบทที่จะต้องพูด โชคดีที่ว่าเรื่องที่พูด เป็นเรื่องที่เคยสอนจนชำนาญแล้ว ผู้เขียนยังจำได้ว่า ในครั้งนั้นกว่าจะผ่านไปได้จนครบเวลา ก็แทบแย่อยู่เหมือนกัน ดังนั้นถ้าเราเตรียมตัวให้พร้อม แม้จะมีความตื่นเต้นไปบ้าง เราก็จะรับมือกับมันได้

ขั้นตอนที่ 2 ฝึกฝน ซ้อมพูดจนชำนาญ

ถ้าคุณเคยดูรายการประกวดร้องเพลง หรือรายการ The Face คงจะเห็นว่ากว่าที่ผู้แข่งขันจะขึ้นบนเวที จะต้องมีการซ้อมอย่างหนัก จนมั่นใจได้ว่าวันแข่งจริงแล้วจะทำได้ดี และเช่นเดียวกัน หลังจากที่เราเตรียมเนื้อเรื่องได้อย่างดีแล้ว เราก็ต้องซ้อมพูด ก่อนที่จะลงสนามจริง โดยเริ่มตั้งแต่การร่างบทพูด จัดลำดับก่อนหลัง ว่าจะพูดอะไร หลังจากนั้นก็อาจจะใช้วิธีท่องบทในใจก่อนก็ได้นะคะ เมื่อคล่องแล้วก็บันทึกเสียง หรือบันทึกเป็นวีดีโอ หรือใช้วิธีซ้อมหน้ากระจกก็ได้ แต่ถ้าได้บันทึกเสียง เราสามารถเปิดฟังว่าคุณภาพเสียงเราใช้ได้ไหม มีเสียงสูงเสียงต่ำ จังหวะจะโคนเป็นยังไง เหมาะกับเนื้อหาหรือไม่ รวมทั้งเนื้อหาที่เรานำเสนอ ตรงประเด็นกับที่ผู้ฟังเขาควรจะได้ยินหรือเปล่า และถ้าจะให้ดี ก็ควรจะได้ซ้อมผ่านระบบที่เราจะใช้ประชุมด้วย ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรม Zoom หรือ Microsoft Team อย่างน้อย 2-3 ครั้ง เพราะการซ้อมบ่อยๆ ก็จะทำให้เราสามารถปรับเปลี่ยนแก้ไข การซ้อมก่อนการนำเสนอจริง จะทำให้เราคุ้นเคยกับเนื้อเรื่องที่เราพูด

ความจริงแล้ว เราไม่จำเป็นต้องพูดได้เหมือนกันทุกครั้ง แต่การซ้อมบ่อยๆ จะทำให้เรารู้ว่า เราจะต้องจะพูดอะไรต่อเมื่อจบประโยคนี้แล้ว ซึ่งช่วยให้เราหาคำพูดที่มาเชื่อมโยง ทำให้เนื้อเรื่องลื่นไหลไปได้ดี การบันทึกเป็นวีดีโอ หรือฝึกซ้อมหน้ากระจก ช่วยให้เราเห็นสีหน้าท่าทาง และสามารถปรับเปลี่ยน ให้สอดคล้องกับสิ่งที่นำเสนอได้ดีขึ้น และนั่นคือข้อ 2 ที่เราควรจะทำ คือ ต้องฝึกฝนและก็ซ้อมบ่อยๆ ค่ะ คุณสามารถซ้อมได้เท่าที่คุณมีเวลา หรือซ้อมจนกว่าคุณมั่นใจว่า คุณจะทำได้ดีในวันที่คุณนำเสนอค่ะ

ขั้นตอนที่ 3 เป็นตัวของตัวเองให้มากที่สุด

เมื่อคุณมีความแม่นยำในเนื้อหาที่จะนำเสนอ พร้อมกับเตรียมซ้อมมาอย่างดี ในวันที่คุณนำเสนอ คุณต้องมีความเป็นตัวของตัวเองด้วยนะคะ คุณอาจจะเรียนรู้จากคนอื่นได้ แต่ไม่ควรไปลอกเลียนแบบเหมือนเขาเลย ยกตัวอย่างเช่น บางคนอยากจะมีอารมณ์สนุกสนาน แล้วจำเอามุขของคนอื่นมาใช้ ซึ่งบางครั้ง อาจจะไม่ได้เข้ากับตัวตนของคนคนนั้น มันก็อาจจะดูขัดกับบุคลิก ซึ่งคนฟังอยากจะสัมผัสตัวตนที่แท้จริงของคนนำเสนอ มากกว่าการที่ไปเลียนแบบใครสักคนหนึ่ง ดังนั้น คุณไม่ต้องกังวลนะคะ แค่เป็นตัวของตัวเอง และเป็นให้ดีที่สุด เพราะทุกคนก็มีความโดดเด่น ที่ไม่เหมือนกัน คุณเป็นหนึ่งเดียวในโลกนี้ นำความโดดเด่นของคุณออกมาให้มากที่สุด เท่าที่จะเป็นได้ เป็นตัวของตัวเอง แสดงถึงความจริงใจ แสดงถึงความตั้งใจจริงที่คุณจะนำเสนอ ก็จะทำให้ผู้ฟังสัมผัสได้ ถึงสิ่งดีๆ ที่มีอยู่ในตัวคุณแล้ว ค่ะ

ขั้นตอนที่ 4 เตรียมร่างกายและจิตใจให้พร้อมสำหรับการนำเสนอ

การเตรียมร่างกายและจิตใจให้พร้อมกับการนำเสนอ หมายความว่า เราต้องพักผ่อนนอนหลับให้เต็มที่ และ ทำจิตใจให้ร่าเริงแจ่มใส อย่าให้อะไรมาเป็นเรื่องขุ่นมัวในใจ หรือเกิดพลังลบกับคุณ และในวันที่นำเสนอ เสื้อผ้าหน้าผมก็ต้องพร้อม การแต่งกายที่ทำให้คุณมั่นใจตัวเองมากที่สุด ควรจะงดของทอดของมัน เพื่อรักษาเสียงเอาไว้ให้ดี และถ้าเป็นไปได้ ก็จะต้องหลีกเลี่ยงการพูด หรือการใช้เสียงก่อนวันที่จะนำเสนอ หรือหาวิธีถนอมเสียงให้มากๆ ด้วยการดื่มน้ำอุ่น หรือดื่มน้ำมะนาวผสมน้ำผึ้งก็ช่วยได้มากค่ะ

ขั้นตอนที่ 5 เน้นสิ่งที่คุณต้องการนำเสนอ เน้นคุณค่า และสิ่งดีๆ ที่ผู้ฟังจะได้จากคุณ

สิ่งที่มักจะเกิดขึ้น กับคนที่มีพื้นฐานในการนำเสนอที่ดีแล้ว คือ กังวลใจว่าผู้ฟังจะรู้สึกไม่ดีกับตัวเอง จะไม่ได้รับการยอมรับ วิธีแก้ไขคือ เปลี่ยนเป็น จดจ่อกับการนำเสนอ ตั้งใจนำสิ่งดีๆ ที่มีคุณค่า ให้กับผู้ฟังให้มากที่สุด การจดจ่อกับสิ่งที่จะนำเสนอ พยายามโฟกัสไปที่เนื้อหาสาระสำคัญที่เราจะนำเสนอ ทำให้เรามีสมาธิมากขึ้น ถ้าเรามัวแต่กังวลว่า ผู้ฟังจะคิดกับเราอย่างไร มันก็ทำให้เราเสียพลังงานไปโดยไม่จำเป็น

โดยทั่วไปแล้ว จะมีความเป็นไปได้ว่า ระหว่างที่เรานำเสนออาจจะมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น เช่น ไฟดับ สัญญาณหาย การเชื่อมต่อกับปลายทางขัดข้อง จึงต้องตรวจสอบอุปกรณ์ก่อนที่จะประชุม และหากมีความไม่พร้อมอย่างใดอย่างหนึ่ง ถ้าเราเตรียมข้อที่ 1 2 3 4มาดีแล้ว จะช่วยเราได้มากค่ะ ทำให้เราไม่เสียอารมณ์กับความไม่พร้อม ซึ่งมันอาจจะเป็นความไม่พร้อมของผู้ฟังก็ได้นะคะ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่มันเกิดขึ้น ก็จะเป็นประสบการณ์ ทำให้เรามีการเตรียมตัวในครั้งหน้าได้ดีมากยิ่งขึ้น และมีวิธีในการรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดได้ วิธีหนึ่งที่จะช่วยลดความวิตกกังวลใจได้ คือ ให้จินตนาการมองเห็นหน้าผู้ฟังว่า เขากำลังตั้งใจฟังคุณ ส่งรอยยิ้มส่งกำลังใจมาให้ ก็ทำให้เรารู้สึกดีๆ ได้นะคะ

ขั้นตอนที่ 6 หาตัวช่วย ด้วยการปรึกษาหัวหน้า หรือผู้บริหารที่เขาเต็มใจที่จะอยู่เคียงข้างคุณ

คำแนะนำสำหรับคนที่มีความกังวลใจ เช่น กลัวว่าเมื่อพูดออกไปแล้วจะถูกหัวหน้าต่อว่า หรือจะมีคำถามอะไรที่ตัวเองรับมือได้ดี วิธีที่ผู้เขียนใช้ คือ เมื่อจะต้องนำเสนอ แล้วมีความกังวลใจกับใคร โดยเฉพาะ ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งที่เหนือกว่าเรา สามารถไปขอคำแนะนำจากเค้าก่อน ว่าเราจะนำเสนอแต่ว่าเรายังขาดคำตอบที่ชัดเจน จึงขอคำแนะนำ โดยส่วนใหญ่ ถ้าคนที่เราไปขอคำแนะนำ เป็นหัวหน้าเราหรืออยู่ในตำแหน่งที่สูงกว่าเรา เขาก็ยินดีจะให้คำแนะนำนะคะ หรือคุณอาจจะไม่ได้อยากได้คำแนะนำก็ได้ แต่คุณกลัวว่าเขาจะถามคุณในระหว่างที่ประชุม แล้วตอบไม่ได้ คุณก็จะต้องใช้วิธีนี้ค่ะ ไปพูดคุยกับเขาก่อนแล้วบอกว่า สิ่งที่จะนำเสนอเป็นแบบนี้ มีอะไรจะต้องเพิ่มเติมบ้าง หรือถ้ามีคำถามเกิดขึ้นในระหว่างที่ประชุม ก็อยากจะให้หัวหน้า หรือผู้บริหารคนที่คุณไปคุยด้วย ช่วยเป็นคนตอบด้วย ทำแค่นี้ค่ะ คุณก็จะหมดความกังวล กับสิ่งที่คุณคาดไม่ถึง ในเรื่องของคำถามที่อาจจะถูกผู้บริหารระดับสูงถามมา ซึ่งอย่างน้อย คนที่คุณเข้าไปปรึกษา เค้าก็จะไม่ถามคำถามนั้นกับคุณ หรือถ้ามีใครถามในที่ประชุม แล้วคุณไม่แน่ใจว่าจะตอบอย่างไร คุณก็สามารถที่จะให้หัวหน้า หรือผู้ที่คุณไปปรึกษาด้วย ช่วยตอบได้ เพราะคุณได้ทำความตกลง แล้วก็ขอความร่วมมือกับเขาไว้ก่อนแล้ว